Mail- und Beleg­automatisierung

Rechnungen, Kassenbons und wichtige Post kommen per Mail rein – jede einzeln öffnen, einordnen und den Anhang im richtigen Ordner ablegen, ist eine der Aufgaben, die sich jeden Tag exakt gleich wiederholen. Genau solche Aufgaben automatisiere ich.

Zwei n8n-Workflows bilden eine Kette. „Outlook Automatisierung – Robust" läuft seit dem 04.06.2026: Ein Outlook-Trigger startet bei jeder neuen Mail, eine Regel-Tabelle sortiert bekannte Absender direkt in ihren Ordner – ohne KI-Aufruf –, nur der Rest geht an Claude zur Einordnung nach Kategorie und Wichtigkeit; Anhänge landen in einem Google-Drive-Ordner, Wichtiges meldet der Workflow per Telegram. „Google Drive Management – Optimized" läuft seit dem 05.05.2026 mit 33 Nodes an genau diesem Drive-Ordner: Er kennt den ersten Workflow gar nicht, sondern reagiert nur darauf, was im Ordner landet – ob aus einer Mail oder von Hand hochgeladen. Ein kleineres Modell, Claude Haiku, erkennt dort, ob ein Dokument ein Kassenbon ist; Kassenbons gehen an einen eigenen Unter-Workflow, der Rest wird sortiert abgelegt. Die Übergabe über einen gemeinsamen Ordner statt über eine direkte Verbindung ist bewusst so gebaut: Beide Workflows bleiben unabhängig voneinander änderbar.

Bei jeder KI-Einordnung fällt ein Aufruf an Claude an – bei Dutzenden Mails am Tag summiert sich das. Bekannte, immer gleich zu behandelnde Absender laufen deshalb an einer einzigen Stelle als Regel-Tabelle direkt in ihren Ordner, statt über eigene Verzweigungs-Nodes im Workflow verstreut zu sein. Das hält den Workflow wartbar und spart bei jeder dieser Mails den KI-Aufruf.

• Die n8n-Instanz offen zeigen, etwa als Screenshot des echten Workflow-Editors: verworfen, weil eine öffentlich benannte n8n-Adresse eine Einladung wäre, kein Portfolio-Argument. Die Kette wird deshalb hier als eigener Ablauf nachgebaut, nicht als Editor-Screenshot gezeigt.
• Ein großes KI-Modell für die reine Dokumenterkennung (Kassenbon oder nicht): verworfen zugunsten von Claude Haiku – für diese Aufgabe reicht das kleine, günstigere Modell.

• 351 Workflow-Läufe im ausgewerteten 14-Tage-Fenster (14.09.–28.09.2026), davon 350 ohne Fehler.
• n8n bewahrt Ausführungen nur rund 14 Tage auf – ein längerer Testlauf ist damit nicht rückwirkend möglich, nur laufend neu messbar.
• Der zweite Workflow (Drive-Verarbeitung) lief im selben Fenster 8-mal, die Unter-Workflows für Kassenbons und Weiterleitung kein einziges Mal – deutlich mehr als die eine Ausführung vom Stand 02.09.2026, aber immer noch klar seltener als die täglichen Mail-Läufe.

Beide Workflows laufen seit Juni 2026 aktiv. Was ich daraus mitnehme: Bekannte, wiederkehrende Fälle verdienen eine eigene Regel-Tabelle statt eines KI-Aufrufs – das spart nicht nur Kosten, sondern macht den Workflow auch einfacher zu lesen. Die Kennzahlen auf der Startseite kommen inzwischen live über einen eigenen n8n-Endpunkt, mit dem letzten Auswertungsstand als Rückfallwert.